Vergeten afspraken vragen om actie

Vroeger wist ik al mijn afspraken uit mijn hoofd. Ik wist ook precies op mijn werk wat ik moest doen, in welke volgorde, wat prioriteit had en wat niet. Tegenwoordig weet ik dat allemaal niet meer zo precies. Ik heb een hulpmiddel nodig: een agenda.

Daar wilde ik aanvankelijk niet aan, eerlijk gezegd. Kom zeg, ik wist toch alles wel? Maar nee, de praktijk wees anders uit… belangrijke afspraken van mezelf, ja, dat kon ik nog wel onthouden maar belangrijke dingen van de kinderen? Die kreeg ik er niet in. Dus als de schoolfotograaf kwam, hoorde ik dat pas als ze thuis kwamen en de foto reeds gemaakt was… oei, vergeten! En hadden ze nu wel of niet vandaag gym op school? Tijd dus om er iets aan te doen!

Ik heb een papieren agenda aangeschaft (naast m’n digitale) waarin alle afspraken van het gezin genoteerd worden. Die agenda ligt open in de woonkamer, altijd te zien.

Een agenda betekent ook: plannen. Zoals je vast al van mij weet, vind ik het belangrijk dat je je tijd ruim plant. Dus bedenk dat je tijd nodig hebt om je sleutels te zoeken, te tanken, om te rijden, een praatje na afloop van de vergadering te maken, enz. En als je toch aan het plannen bent… plan dan voor jezelf ook een paar momenten in waarop je niets hoeft.

Daarnaast heb ik een whiteboard gekocht. Dat bord hangt in de keuken en ziet iedereen altijd, kan niet meer misgaan! Daar schrijf ik de bijzonderheden op waar we écht aan moeten denken. Ik niet alleen trouwens… laatst stond er in hanepoten ‘pofertjes bakken!’ op.

Schop onder de kont

Je kent het vast wel, soms heb je ècht geen zin en laat je de klus die gedaan moet worden… toch maar weer even liggen. Deze week kwam ik in gesprek met een man van 96 jaar oud. Oud maar vitaal. Hij was deze winter wat aan het kwakkelen geweest en maakte nu plannen voor het voorjaar. Hij wilde er weer op uit, wandelen. Wat me opviel was dat hij zichzelf af en toe een schop onder de kont gaf. ‘Weet je Hetty, soms heb ik ècht geen zin. Dan wil ik liever blijven zitten. Maar als ik straks wil wandelen, als het wat warmer is, dan zal ik nu toch een beetje moeten oefenen want m’n spieren zijn nog zó stijf. En dan geef ik mezelf een schop onder de kont en zeg ik tegen mezelf: ‘vooruit, uit je stoel, ga oefenen!’. Hij keek me een beetje vragend aan en ik knikte hem bemoedigend toe. Hij ging verder: ‘En als ik dan geoefend heb… weet je, dan ben ik nog trots op mezelf ook! Ik heb het dan toch maar gedaan!’

Wat een fantastische levenskunst èn zelfkennis.

96 Jaar en jezelf nog een schop onder de kont geven omdat je je doel wilt bereiken! Voor mij is het een prachtig voorbeeld, een voorbeeld om te onthouden!

Ben jij in balans? Doe een simpele test en je weet het!

Als afsluiting van de week van de werkstress is het natuurlijk leuk om te weten of jij in balans bent. Daarom hieronder een eenvoudig testje. Even de cijfers bij elkaar optellen en je weet het.

De test werkt als volgt: bepaal bij elk stresssignaal uit het rijtje hieronder of je er last van hebt en zo ja hoe vaak. Geef het daarna een cijfer: 0= nooit last, 1= soms last, 2= vaak last en 3= zeer vaak last. Misschien makkelijk om even pen en papier erbij te hebben. Tel de cijfers op tot een totaalscore en kijk daarna of jij in balans bent!

Wat we van een oude monnik kunnen leren

De Benedictijnse spiritualiteit is een hype aan het worden geloof ik. Ik was wel nieuwsgierig naar die Benedictus, een man die leefde zo rond het jaar 500.
Iets spiritueels van 1500 jaar geleden wat nu nog steeds mensen inspireert?
Over zijn persoonlijk leven is niet veel bekend. We weten dat hij in zijn jonge jaren vrije kunsten studeerde in Rome, deze studie brak hij af om als kluizenaar een aantal jaren in de bergen te leven. Uiteindelijk stichtte hij in Monte Casino, in Italië, zijn eigen klooster. Als abt stelde hij leefregels op. In die tijd waren er voor diverse kloostergemeenschappen verschillende kloosterregels in gebruik. Benedictus werd vooral geïnspireerd door de Regel van de Meester. Hij nam hier zaken uit over, liet er dingen uit weg en maakte zelf regels die hij belangrijk vond voor het reilen en zeilen van het kloosterleven. Het mooie vind ik, dat je hier ziet dat Benedictus niet alleen de gewoonten van zijn tijd volgde maar zaken die hij zelf belangrijk vond, toevoegde. Vrije kunsten, zogezegd.
Ook wij kunnen op die manier omgaan met de regels van Benedictus, al leven we niet in een klooster. We kunnen zijn regels omzetten naar hoe het voor óns leven heilzaam kan zijn. En naar mijn idee komen we dan op bekend terrein. De Baghwan had het al over ‘worshippen’: al je werk, ook de nare klussen, met liefde en aandacht doen, artsen adviseren ons matigheid, mindfulness leert ons onze gedachten te houden bij het werk wat we op dat moment doen en Jezus Christus liet door zijn leven en sterven o.a. zien hoe belangrijk de ander is. Benedictus heeft van alles wat. Hij stelt bijvoorbeeld dat het goed is om structuur in je dag te hebben. Er zijn vaste tijden waarop monniken eten, werken en ontspannen. En toch even doorwerken zodat de monnik zijn werk af kon krijgen terwijl het tijd is voor ontspanning? Nee, dat was er niet bij. Laten we er wat vaker een voorbeeld aan nemen! Hieronder enkele ‘vertaalde’ Benedictijnse voorbeelden.
Begin je dag bewust. Even stil staan als je opstaat en niet meteen naar de ren-modus overschakelen. Rustig wakker worden, ontbijten (dat is niet: naar binnen stouwen zonder kauwen). Overdenk kort je komende dag.
Als je werkt, houd je aandacht bij je werk, bij wat je doet en wees in gedachten niet bezig met alles wat óók nog moet.
Als je thuis komt, neem dan tijd om thuis te komen en er ook echt te zijn. Dus niet ondertussen nog even mail checken, ‘nu even niet kind’-zeggen, appje sturen, met halve aandacht ‘ja, dag kind tot straks’-zeggen, telefoontje plegen om tenslotte je thee koud op te drinken. Maar: vraag aan je kinderen hoe hun dag was. Neem de tijd om rustig en ontspannen een kopje koffie of thee te drinken.
Als je dag voorbij is, sluit dan je dag bewust af. Neem een moment rust, dus: tv uit, smartphone en computer uit, geen prikkels meer en ga dan slapen.
Benedictus vraagt zijn monniken oprechte aandacht voor de ander te hebben, ook tijdens het werk. Als je met iemand praat, heb dan aandacht voor diegene en denk ondertussen niet aan andere dingen. Merk je dat iemand hulp nodig heeft, kijk dan eens wat jij kunt doen.
Hoe meer ik erover nadacht, hoe meer ik tot de conclusie kwam dat deze oude regels eigenlijk heel universeel zijn. Regels die ons leven als mens beter maken door praktische zaken zoals timemanagement toe te passen maar ook een beter leven doordat mensen meer oprechte aandacht van elkaar gaan ervaren. Je mag er zijn.

Stress? Mopperen helpt

We stonden aan de afwas. We zijn het enige gezin in Nederland dat nog geen vaatwasser heeft, denk ik. Maar dat heeft ook zo zijn voordelen. Eén voordeel is dat mijn man en ik zo tijdens de afwas even bij kletsen. Gisteren was het echter geen bijkletsen. Meer ‘bij-mopperen’. Jawel, van mijn kant. Toen ik in een tehuis werkte voor zeer moeilijk opvoedbare kinderen werd het me al snel duidelijk: de groepsleider waar ze het meest van hielden daar mopperden de kinderen het meest mee. Dat komt omdat ze bij diegene ruimte en acceptatie vinden, dáár kan het zonder dat de relatie op het spel staat. Bij mij gaat het dus net zo: mijn man was vandaag aan de beurt! Ik moest ’s middags naar een bijscholing waardoor ik pas heel laat in de avond thuis zou zijn, ’t kwam me heel ongelukkig uit want een dag later zou onze dochter jarig zijn en daar moest nog het een en ander voor geregeld worden. En er lag nog werk op me te wachten waarvan ik vond dat ik dat eigenlijk al gedáán had moeten hebben. Ik voelde enige druk. Tijdens de afwas begon ik te mopperen: stoom afblazen. ‘Die kinderen ook, ze wéten potverdorie dat ze hun jas op moeten hangen, waarom liggen die jassen nou onder de kapstok? Leren ze dat dan nóóit?’ Mijn man is tamelijk nuchter, dus hij zei: ‘Nee, ’t zal nog wel vaker mis gaan’. Preciés het verkeerde antwoord! Nét wat ik nodig had om nog wat stress van me af te mopperen. ‘Ze zijn al 10 jaar’, foeterde ik, ‘zó moeilijk kan dat toch niet zijn? En die Dondald Duckjes, die liggen nóg op tafel, waarom ruimen ze die nou niet gewoon even op?’ ‘Dat zal ook nog wel even duren’, zei mijn man. Even duren? Huh? Ópruimen dat spul! Nu raakte ik goed op dreef. ‘En moet je kijken naar de vensterbank! Geen mens die bedenkt dat de planten daar half verlept staan, je kunt ze hóren roepen om een beetje water!’ Nu kreeg mijn man het door: het is moppertijd. ‘Heb je nog meer?’ vroeg hij. Preciés goed! Jazeker heb ik meer: de vloer ligt vol zand, de was hangt buiten aan de lijn in de zon tot kurk te worden, ik wil zó graag in de tuin werken maar vanmiddag moet ik alwéér weg, dochter is morgen jarig en we moeten écht nog wat spullen zien te kopen, heeft onze zoon er wel aan gedacht een cadeautje te kopen? En onze keuken is ook eigenlijk véél te klein, waar moeten we ‘alles’ toch laten? (leuk hè, ‘k haalde er werkelijk álles bij!) Als ik niets meer te mopperen heb en de afwas ondertussen gedaan is, geeft hij me een knuffel en zegt: ‘wat lucht dat toch lekker op hè? Even mopperen.’ En zo is dat. Soms is even mopperen helemaal zo slecht nog niet. Laat de kleine ergernissen niet de overhand krijgen. Natuurlijk weet ik ook wel dat de kinderen de jassen meestal wél ophangen, dat de vloer vanmorgen heus al geveegd is en er nu toevallig weer zand ligt, enz. De reden voor mijn gemopper is de druk die ik voel. ’s Middags en ’s avonds weg zijn terwijl een aantal belangrijke zaken nog niet geregeld zijn. Dat kun je ook anders oplossen: goed plannen en even rustig overleggen wie wat doet. Ja, dat kan. Maar soms even niet. Helemaal niet erg. Eerst even uitmopperen en dán samen overleggen.
Je hart luchten, dat lucht letterlijk op. Geeft nieuwe energie. Het handigst is om dit te doen bij iemand die je goed kent. En vraag gewoon ‘mag ik even tegen je aan mopperen? Je hoeft alleen maar te luisteren.’ De oplossingen… die kennen we namelijk zelf wel!

Een vergeten hobby

Ik ben helemaal vrolijk nu ik dit stukje typ. Ik heb namelijk zojuist mijn rugzak gepakt. Die grote. Die meeging op reis in India, die meeging toen ik het Pieterpad wandelde. Die.. ja, dié rugzak. Oh, wat roept dat ineens herinneringen op! Toen ik kinderen kreeg, schoof de rugzak steeds verder naar achteren op zolder. Toch heb ik hem altijd bewaard. En nu heb ik hem weer tevoorschijn gehaald! Morgen ga ik met m’n kinderen een stukje van het Overijsselpad lopen. De kinderen voor het eerst, zelf met hun eigen rugzak. We gaan wild kamperen in het bos, of we proberen te overnachten bij een boer. (Kan dat eigenlijk nog wel of ben ik nu echt antiek?) Ik ben heel benieuwd wat mijn kinderen van de tocht vinden. Eerlijk gezegd was het idee afkomstig van mijn zoon. Hij heeft de serie ‘De langste dag’ gezien en zag jongeren getraind worden tot soldaten, zoals in de Tweede Wereldoorlog. Nou, dat leek hem ook wel wat. Mijn dochter vond het natuurlijk ook wel stoer en omdat we allemaal stoer zijn, gaat de tocht morgen beginnen.
Wat ik van mijn eerste tochten heb onthouden, is dat die rugzak aan het eind toch wel écht óntzéttend zwáááár is… maar ook: hoe heerlijk het gebakken ei met spek ’s morgens smaakte, de koffie onderweg op de spiritusbrander, de mooie ervaringen en mensen die ik onderweg tegen kwam.
Zo, herinneringen ophalend, legde ik een linkje naar het gesprek wat ik vanmorgen in mijn praktijk voerde. Dat we allemaal zo snel in de tredmolen van het leven stappen, de dagelijkse routine, er zijn vaak zoveel dingen die ‘moeten’. Maar van wie moeten die ‘moet-dingen’ eigenlijk? Toch van ons zelf? In stressvolle tijden ben je geneigd alsmaar door te gaan en maar door te gaan. Het lijkt alsof je geen ontspanning kunt nemen. Alle leuke, sociale dingen geven mensen dan één voor één op. De ‘moet-dingen’ gaan voor. Voor je het weet is er steeds minder tijd om er eens even tussenuit te stappen. En dát ga ik morgen dus eens letterlijk doen: ik stap eruit!

Meer doen in minder tijd (Time-management-tips deel 2)

Toen ik uit India terug kwam, had ik mezelf vast voorgenomen om niet meer te rennen. Niet meer met grote passen naar het kopieerapparaat snellen, niet meer gauw even bij een collega langs. Ik geloof dat ik het nog geen week vol hield en toen regeerde de waan van de dag al weer en liep ik weer op een ‘drafje’. Het is natuurlijk erg lastig om rustig te lopen als je hele agenda vol staat. Je zit vol adrenaline en je wilt presteren. Je denkt dat je al je werk af gaat krijgen door als maar door te gaan. Dat werkt niet zo: door te stressen verhoog je nóg meer je stressniveau. Je krijgt niet méér maar juist mínder gedaan. Dus hoe tegenstrijdig het ook lijkt: jaag jezelf niet op maar ‘calm down’. Je komt door te stressen in een vicieuze cirkel, immers je krijgt minder gedaan maar moet er veel harder voor werken.

 Hieronder tref je een aantal tips die jou kunnen helpen om je tijd beter te managen.

 – Plan een buffer in je week om je achterstand weg te werken. Dus elke week bijvoorbeeld een dagdeel vrij houden om rustig door te kunnen werken en je werk af te maken.

– Stel vervelende klussen niet uit maar doe ze nu. Bel de lastige cliënt, werk je administratie bij, het geeft je een goed gevoel de nare klussen gedaan te hebben en je hoeft er niet meer tegenop te zien, dat scheelt energie.

– Hoe voller je hoofd is, hoe minder creatief je bent. Stop dus minder in je hoofd en meer op papier of in je computer.

– Handel email op vaste tijdstippen van de dag af. Beantwoord de mail. Ruim ze daarna op: delete of bewaar ze op een plek waar ze horen. Als je email stuurt, is het voor een ander handig als je bij het onderwerp invult waar het over gaat. Een ander hoeft dan niet eerst je hele mail te lezen om eindelijk onderaan je vraag te lezen. De andere tip die hierin verborgen zit: houd het kort.

– Als je niet veel tijd hebt voor een gesprek, geef dit dan van tevoren aan. Zeg ‘ik heb 10 minuten en dan moet ik echt weg’. Dat is duidelijk voor een ander maar ook voor jezelf. Je kunt natuurlijk altijd een vervolgafspraak maken.

 – Sla geen pauzes over. Ik heb het zelf natuurlijk ook gedaan, maar wijs is het niet. Neem pauze om te eten, te drinken en rustig naar het toilet te gaan. Je doet nieuwe energie op en kunt je daarna beter concentreren op de taken die er liggen. Even rustig door je buik ademhalen tijdens de pauze is ook een slimme zet: je geeft je lichaam en je hersenen zo meer zuurstof.

 – Geef zelf je grens aan. Vaak hebben anderen niet in de gaten dat je te veel werk hebt of te druk bent. Zeker niet als iedereen weet dat jij nooit nee zegt en alles aan kunt. Je zult een constante aanvoer van werk hebben. Jij bent zelf degene die moet aangeven wat jouw grens is.

 

Er is ook zóveel te doen! (Timemanagement-tips deel 1)

‘Hoe stom kon ik zijn’, zei een directeur die ik laatst sprak. ‘Ik wist wel dat het weekend was, maar wat me te binnen schoot vond ik belangrijk. Dus heb ik op zondag een mailtje naar een groep mensen van mijn werk verstuurd. Binnen het kwartier kreeg ik van van de meesten bericht terug.’

Een vrouw vertelde dat ze haar werkmail checkte voordat ze naar haar werk ging en tijdens haar ontbijt al een groot deel van de mail wegwerkte. ‘Nooit gedacht dat ik dat zou gaan doen en ik vind het ook niet goed van mezelf maar ik heb zóveel werk en dan is het fijn dat dit al gedaan is.’

Veel mensen hebben altijd het gevoel tijd tekort te komen. Je collega vraagt je dit en je leidinggevende vraagt je dat. Zelf zou je nog graag bezig willen met een andere taak die er ook al een tijdje ligt. En eigenlijk had alles gisteren al gedaan moeten zijn. Je probeert de meest belangrijke zaken eerst te doen maar de minder belangrijke zaken kunnen óók niet eeuwig wachten. Tussendoor komen allerlei ‘futiliteiten’ zoals een paar handtekeningen zetten, een gesprek met een collega die het thuis niet makkelijk heeft. Daar gáát je tijd… daar gáát je planning…

Beter met je tijd omgaan kan je een hoop stress schelen. Timemanagement kan je helpen om weer grip op de zaak te krijgen. Maak daar een gewoonte van! Bij echte overbelasting is timemanagement overigens niet genoeg. Dan is het tijd om te kijken of er niet teveel taken op je bordje liggen. En zo ja, pak dat dan aan. Daar kom ik in een volgend stukje op terug.  Bij timemanagement kijk je of je je werk handig en efficiënt aanpakt. Dat is de eerste stap: de goede dingen goed doen. Begin met onderzoeken of de werkzaamheden die je doet wel kloppen met de taken die in je functieomschrijving staan. Je zult niet de eerste zijn die allerlei taken erbij doet en daardoor nauwelijks aan je eigenlijke werktaken toe komt. Mocht dat zo zijn dan is het tijd om (met je leidinggevende) te bepalen wat je werkelijke taken zijn en waar voor het management prioriteiten liggen.

Het is belangrijk om elke morgen 5 minuten te nemen om het werk wat die dag gedaan moet worden op een rij te zetten. Je weet natuurlijk best wat er allemaal gedaan moet worden maar al die kleine taakjes die je vooral niet wilt vergeten, geven veel onrust in je hoofd. Zet alles op ‘het papier van de dag’. Op dit papier schrijf je wat je vandaag écht gedaan wilt hebben. Stel hierin prioriteiten. Bedenk bij elke taak die je opschrijft of je die werkelijk vandaag moet doen. Mag het ook later?

Plan één zaak die je die dag wilt afmaken. Maar één? Ja maar één. Wees realistisch in wat je kunt doen op één dag. Zo bezig zijn, geeft rust en overzicht. En wegstrepen wat klaar is, is natuurlijk een heerlijk gevoel!

Gebruik je agenda om te plannen en plak niet overal memo-stickers. Die memootjes raken kwijt en geven chaos op je werkplek en chaos in je hoofd.

Doe de dingen waarvan je denkt ‘oh, help, géén zin in, kan nog wel wachten’ het eerst.

Hak grote klussen in stukken.

Vind je iets lastig? Ben je ergens niet zo goed in? Vraag om advies! Overleg met anderen die er wél goed in zijn. Jij leert ervan en anderen vinden het meestal leuk om hun kennis en ervaring te delen.

Vijf minuten voor je naar huis wilt gaan, is het handig om je werkdag te ‘sluiten’. Je bekijkt je ‘papier van de dag’ en bekijkt wat er nog te doen is. Schrijf dit op voor morgen. Dit geeft meer grip en overzicht.

 

Gewoontes veranderen

Sta je onder stress dan is het moeilijker om je impulsen te onderdrukken. Je geeft sneller toe aan ‘de verleiding’ toch die sigaret pakken terwijl je wilde stoppen, nog maar een glaasje wijn te nemen terwijl je eigenlijk vond dat je genoeg had gedronken. En die koek, die at je zo ineens op. Je weet natuurlijk best dat die sigaret niet moet, dat dat glaasje wijn niet de bedoeling is, om over de koek maar te zwijgen. En toch dóe je het. Waarom? Dat ligt aan de manier waarop onze hersenen werken. Aan de basis ligt altijd een prikkel, een aanleiding: iets zet je gedrag of gedachten in werking. Misschien is roken voor jou ontspanning en zit je nu in een gespannen situatie, misschien geeft alcohol je een los gevoel en wil je daarmee de spanning van je af laten glijden. En die koek, de laatste op het bord ligt er zo verleidelijk bij en je wéét hoe lekker die is. Die heb je wel verdiend. Als dit vaker gebeurt, ontstaat een gewoonte. Onze hersenen zijn gevoelig voor ‘beloning’, alles wat ons een goed gevoel geeft, is een beloning. Pubers zijn overigens helemaal supergevoelig voor ‘beloning’. De prikkel die ons aanzet om iets te doen, ook al vinden we die prikkel niet zo verstandig, kunnen we niet wegnemen. Wat we wél kunnen doen, is het middel dat zorgt voor het beloningsgevoel, vervangen. In plaats van een sigaret te pakken, kun je ook iets anders nemen wat je lekker vindt, bijvoorbeeld een paar nootjes of een worteltje. Dat gaat jammer genoeg niet vanzelf. Nieuwe gewoontes zul je jezelf aan moeten leren. Inderdaad, door het te gaan doen. Onze hersenen leren net zo makkelijk goede als slechte gewoontes aan. Zij maken geen onderscheid tussen goede en slechte gewoontes aanleren. Jij wél!

 

Ontspannen door maar 1 minuutje te mediteren, ook voor ‘dummies’

Ontspannen door maar 1 minuutje te mediteren, wie zou dat niet willen? Zelfs zonder dat je in speciale ‘knopen’ moet gaan zitten, het is overal te doen. Ideaal lijkt me. Martin Boroson heeft een mooi filmpje hierover gemaakt:  One moment meditation. Geen bodyscans, geen ingewikkelde dingen, slechts 1 minuutje ‘niks’. Ik raad je aan om even 5 minuten te nemen om naar dit filmpje te kijken en mee te doen. Ook geschikt voor mensen die niet kunnen mediteren! Het is in het engels, maar niet zulk moeilijk engels hoop ik. En persoonlijk vind ik de tekeningetjes veelzeggend en erg leuk!