Meer doen in minder tijd (Time-management-tips deel 2)

Toen ik uit India terug kwam, had ik mezelf vast voorgenomen om niet meer te rennen. Niet meer met grote passen naar het kopieerapparaat snellen, niet meer gauw even bij een collega langs. Ik geloof dat ik het nog geen week vol hield en toen regeerde de waan van de dag al weer en liep ik weer op een ‘drafje’. Het is natuurlijk erg lastig om rustig te lopen als je hele agenda vol staat. Je zit vol adrenaline en je wilt presteren. Je denkt dat je al je werk af gaat krijgen door als maar door te gaan. Dat werkt niet zo: door te stressen verhoog je nóg meer je stressniveau. Je krijgt niet méér maar juist mínder gedaan. Dus hoe tegenstrijdig het ook lijkt: jaag jezelf niet op maar ‘calm down’. Je komt door te stressen in een vicieuze cirkel, immers je krijgt minder gedaan maar moet er veel harder voor werken.

 Hieronder tref je een aantal tips die jou kunnen helpen om je tijd beter te managen.

 – Plan een buffer in je week om je achterstand weg te werken. Dus elke week bijvoorbeeld een dagdeel vrij houden om rustig door te kunnen werken en je werk af te maken.

– Stel vervelende klussen niet uit maar doe ze nu. Bel de lastige cliënt, werk je administratie bij, het geeft je een goed gevoel de nare klussen gedaan te hebben en je hoeft er niet meer tegenop te zien, dat scheelt energie.

– Hoe voller je hoofd is, hoe minder creatief je bent. Stop dus minder in je hoofd en meer op papier of in je computer.

– Handel email op vaste tijdstippen van de dag af. Beantwoord de mail. Ruim ze daarna op: delete of bewaar ze op een plek waar ze horen. Als je email stuurt, is het voor een ander handig als je bij het onderwerp invult waar het over gaat. Een ander hoeft dan niet eerst je hele mail te lezen om eindelijk onderaan je vraag te lezen. De andere tip die hierin verborgen zit: houd het kort.

– Als je niet veel tijd hebt voor een gesprek, geef dit dan van tevoren aan. Zeg ‘ik heb 10 minuten en dan moet ik echt weg’. Dat is duidelijk voor een ander maar ook voor jezelf. Je kunt natuurlijk altijd een vervolgafspraak maken.

 – Sla geen pauzes over. Ik heb het zelf natuurlijk ook gedaan, maar wijs is het niet. Neem pauze om te eten, te drinken en rustig naar het toilet te gaan. Je doet nieuwe energie op en kunt je daarna beter concentreren op de taken die er liggen. Even rustig door je buik ademhalen tijdens de pauze is ook een slimme zet: je geeft je lichaam en je hersenen zo meer zuurstof.

 – Geef zelf je grens aan. Vaak hebben anderen niet in de gaten dat je te veel werk hebt of te druk bent. Zeker niet als iedereen weet dat jij nooit nee zegt en alles aan kunt. Je zult een constante aanvoer van werk hebben. Jij bent zelf degene die moet aangeven wat jouw grens is.

 

Boos

Mijn zoon was boos. Echt boos. Op school had hij ruzie gekregen en vond de hele gang van zaken vre-se-lijk oneerlijk. We moesten niet denken dat hij…. mopperde hij. En toen kwam een heel verhaal. En de ander…. nu, je kunt wel raden, daar bleef geen spaan van heel. Toen de ergste emotie geuit was, raakten we aan de praat. Wat was er nu eigenlijk gebeurd? Het leek om een verschil van mening te gaan. In mijn optiek was dat niet alles. Wat ik erin merkte was ook dat de ander zich groot hield en ondertussen verdrietig was om de gang van zaken (bleek een paar dagen later ook zo te zijn). Wat zou een oplossing kunnen zijn? Tja… ‘Naar de ander toestappen?’ opperde hij voorzichtig. Hij had vast al een lichte hint gekregen van het Bijbelverhaal dat we eerder die dag gelezen hadden over de minste kunnen zijn. Dat leek een mooie oplossing: stap op de ander af en ga in gesprek! Bij nader inzien… hij dacht niet dat de ander met hem in gesprek zou willen. ‘Waarom dan wel niet?’ vroeg ik. ‘Toen ik hem na de ruzie voorstelde om samen naar huis te fietsen, zei hij nee…’ zei mijn zoon. Lichte teleurstelling klonk in zijn stem. Ai. Wat jammer eigenlijk. De ander had de deur dicht gedaan. En al pratend kwamen we erop dat het bij grote mensen ook vaak zo gaat. Als grote mensen ruzie hebben, gaat het vaak om iets heel kleins in de ogen van andere grote mensen. Iets wat niet zo belangrijk is. Maar het toch wél is, want een van de ruziemakers, of misschien wel allebei, voelt zich door iets wat gebeurd of gezegd is, gekwetst. Onze boosheid vertelt ons dat iets wat ons dierbaar is, aangevallen wordt en dat willen we niet, dat willen we beschermen. Grote mensen zijn niet zo goed in het goedmaken, denk ik vaak. Ik denk ook dat dat komt omdat we zo gekwetst zijn, dat doet echt pijn, of doordat we zo trots zijn en niet een eerste stap willen zetten. Of zó gekwetst dat we de waarde van die eerste stap van de ander niet willen zien. Jammer eigenlijk. Samen fietsen is toch leuker dan alleen.