Vergeten afspraken vragen om actie

Vroeger wist ik al mijn afspraken uit mijn hoofd. Ik wist ook precies op mijn werk wat ik moest doen, in welke volgorde, wat prioriteit had en wat niet. Tegenwoordig weet ik dat allemaal niet meer zo precies. Ik heb een hulpmiddel nodig: een agenda.

Daar wilde ik aanvankelijk niet aan, eerlijk gezegd. Kom zeg, ik wist toch alles wel? Maar nee, de praktijk wees anders uit… belangrijke afspraken van mezelf, ja, dat kon ik nog wel onthouden maar belangrijke dingen van de kinderen? Die kreeg ik er niet in. Dus als de schoolfotograaf kwam, hoorde ik dat pas als ze thuis kwamen en de foto reeds gemaakt was… oei, vergeten! En hadden ze nu wel of niet vandaag gym op school? Tijd dus om er iets aan te doen!

Ik heb een papieren agenda aangeschaft (naast m’n digitale) waarin alle afspraken van het gezin genoteerd worden. Die agenda ligt open in de woonkamer, altijd te zien.

Een agenda betekent ook: plannen. Zoals je vast al van mij weet, vind ik het belangrijk dat je je tijd ruim plant. Dus bedenk dat je tijd nodig hebt om je sleutels te zoeken, te tanken, om te rijden, een praatje na afloop van de vergadering te maken, enz. En als je toch aan het plannen bent… plan dan voor jezelf ook een paar momenten in waarop je niets hoeft.

Daarnaast heb ik een whiteboard gekocht. Dat bord hangt in de keuken en ziet iedereen altijd, kan niet meer misgaan! Daar schrijf ik de bijzonderheden op waar we écht aan moeten denken. Ik niet alleen trouwens… laatst stond er in hanepoten ‘pofertjes bakken!’ op.

Meer doen in minder tijd (Time-management-tips deel 2)

Toen ik uit India terug kwam, had ik mezelf vast voorgenomen om niet meer te rennen. Niet meer met grote passen naar het kopieerapparaat snellen, niet meer gauw even bij een collega langs. Ik geloof dat ik het nog geen week vol hield en toen regeerde de waan van de dag al weer en liep ik weer op een ‘drafje’. Het is natuurlijk erg lastig om rustig te lopen als je hele agenda vol staat. Je zit vol adrenaline en je wilt presteren. Je denkt dat je al je werk af gaat krijgen door als maar door te gaan. Dat werkt niet zo: door te stressen verhoog je nóg meer je stressniveau. Je krijgt niet méér maar juist mínder gedaan. Dus hoe tegenstrijdig het ook lijkt: jaag jezelf niet op maar ‘calm down’. Je komt door te stressen in een vicieuze cirkel, immers je krijgt minder gedaan maar moet er veel harder voor werken.

 Hieronder tref je een aantal tips die jou kunnen helpen om je tijd beter te managen.

 – Plan een buffer in je week om je achterstand weg te werken. Dus elke week bijvoorbeeld een dagdeel vrij houden om rustig door te kunnen werken en je werk af te maken.

– Stel vervelende klussen niet uit maar doe ze nu. Bel de lastige cliënt, werk je administratie bij, het geeft je een goed gevoel de nare klussen gedaan te hebben en je hoeft er niet meer tegenop te zien, dat scheelt energie.

– Hoe voller je hoofd is, hoe minder creatief je bent. Stop dus minder in je hoofd en meer op papier of in je computer.

– Handel email op vaste tijdstippen van de dag af. Beantwoord de mail. Ruim ze daarna op: delete of bewaar ze op een plek waar ze horen. Als je email stuurt, is het voor een ander handig als je bij het onderwerp invult waar het over gaat. Een ander hoeft dan niet eerst je hele mail te lezen om eindelijk onderaan je vraag te lezen. De andere tip die hierin verborgen zit: houd het kort.

– Als je niet veel tijd hebt voor een gesprek, geef dit dan van tevoren aan. Zeg ‘ik heb 10 minuten en dan moet ik echt weg’. Dat is duidelijk voor een ander maar ook voor jezelf. Je kunt natuurlijk altijd een vervolgafspraak maken.

 – Sla geen pauzes over. Ik heb het zelf natuurlijk ook gedaan, maar wijs is het niet. Neem pauze om te eten, te drinken en rustig naar het toilet te gaan. Je doet nieuwe energie op en kunt je daarna beter concentreren op de taken die er liggen. Even rustig door je buik ademhalen tijdens de pauze is ook een slimme zet: je geeft je lichaam en je hersenen zo meer zuurstof.

 – Geef zelf je grens aan. Vaak hebben anderen niet in de gaten dat je te veel werk hebt of te druk bent. Zeker niet als iedereen weet dat jij nooit nee zegt en alles aan kunt. Je zult een constante aanvoer van werk hebben. Jij bent zelf degene die moet aangeven wat jouw grens is.

 

Er is ook zóveel te doen! (Timemanagement-tips deel 1)

‘Hoe stom kon ik zijn’, zei een directeur die ik laatst sprak. ‘Ik wist wel dat het weekend was, maar wat me te binnen schoot vond ik belangrijk. Dus heb ik op zondag een mailtje naar een groep mensen van mijn werk verstuurd. Binnen het kwartier kreeg ik van van de meesten bericht terug.’

Een vrouw vertelde dat ze haar werkmail checkte voordat ze naar haar werk ging en tijdens haar ontbijt al een groot deel van de mail wegwerkte. ‘Nooit gedacht dat ik dat zou gaan doen en ik vind het ook niet goed van mezelf maar ik heb zóveel werk en dan is het fijn dat dit al gedaan is.’

Veel mensen hebben altijd het gevoel tijd tekort te komen. Je collega vraagt je dit en je leidinggevende vraagt je dat. Zelf zou je nog graag bezig willen met een andere taak die er ook al een tijdje ligt. En eigenlijk had alles gisteren al gedaan moeten zijn. Je probeert de meest belangrijke zaken eerst te doen maar de minder belangrijke zaken kunnen óók niet eeuwig wachten. Tussendoor komen allerlei ‘futiliteiten’ zoals een paar handtekeningen zetten, een gesprek met een collega die het thuis niet makkelijk heeft. Daar gáát je tijd… daar gáát je planning…

Beter met je tijd omgaan kan je een hoop stress schelen. Timemanagement kan je helpen om weer grip op de zaak te krijgen. Maak daar een gewoonte van! Bij echte overbelasting is timemanagement overigens niet genoeg. Dan is het tijd om te kijken of er niet teveel taken op je bordje liggen. En zo ja, pak dat dan aan. Daar kom ik in een volgend stukje op terug.  Bij timemanagement kijk je of je je werk handig en efficiënt aanpakt. Dat is de eerste stap: de goede dingen goed doen. Begin met onderzoeken of de werkzaamheden die je doet wel kloppen met de taken die in je functieomschrijving staan. Je zult niet de eerste zijn die allerlei taken erbij doet en daardoor nauwelijks aan je eigenlijke werktaken toe komt. Mocht dat zo zijn dan is het tijd om (met je leidinggevende) te bepalen wat je werkelijke taken zijn en waar voor het management prioriteiten liggen.

Het is belangrijk om elke morgen 5 minuten te nemen om het werk wat die dag gedaan moet worden op een rij te zetten. Je weet natuurlijk best wat er allemaal gedaan moet worden maar al die kleine taakjes die je vooral niet wilt vergeten, geven veel onrust in je hoofd. Zet alles op ‘het papier van de dag’. Op dit papier schrijf je wat je vandaag écht gedaan wilt hebben. Stel hierin prioriteiten. Bedenk bij elke taak die je opschrijft of je die werkelijk vandaag moet doen. Mag het ook later?

Plan één zaak die je die dag wilt afmaken. Maar één? Ja maar één. Wees realistisch in wat je kunt doen op één dag. Zo bezig zijn, geeft rust en overzicht. En wegstrepen wat klaar is, is natuurlijk een heerlijk gevoel!

Gebruik je agenda om te plannen en plak niet overal memo-stickers. Die memootjes raken kwijt en geven chaos op je werkplek en chaos in je hoofd.

Doe de dingen waarvan je denkt ‘oh, help, géén zin in, kan nog wel wachten’ het eerst.

Hak grote klussen in stukken.

Vind je iets lastig? Ben je ergens niet zo goed in? Vraag om advies! Overleg met anderen die er wél goed in zijn. Jij leert ervan en anderen vinden het meestal leuk om hun kennis en ervaring te delen.

Vijf minuten voor je naar huis wilt gaan, is het handig om je werkdag te ‘sluiten’. Je bekijkt je ‘papier van de dag’ en bekijkt wat er nog te doen is. Schrijf dit op voor morgen. Dit geeft meer grip en overzicht.